Microsoft Access 教程 3 - 查询、表单和宏

了解 Microsoft Access 中查询、表单和宏的基本概念

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当你的 Access 数据库中已经建立了结构良好的表和关系后，接下来就需要让这些数据真正"活"起来。查询、表单和宏是 Access 三大核心功能，它们将静态数据转化为动态应用：查询帮你从海量数据中提取有用信息，表单让数据输入和查看变得直观友好，而宏则能自动化重复性任务，显著提高工作效率。掌握这三项技能，你的 Access 数据库就能从简单的数据存储转变为强大的业务工具。

查询：数据的智能筛选器

查询是 Access 中最强大的功能之一，它允许你提出关于数据的具体问题并获取精确答案。与直接在表中查看所有数据不同，查询可以：

  • 只显示你关心的特定字段
  • 过滤出符合特定条件的记录
  • 将多个相关表的数据合并显示
  • 执行计算和汇总统计
  • 作为其他对象（如表单、报表）的数据基础

创建基本选择查询

让我们从最简单的选择查询开始：

  1. 在 “创建” 选项卡中点击 “查询设计”
  2. 在 “显示表” 对话框中选择需要的表，比如 tblCustomers 和 tblOrders
  3. 将需要的字段从表拖动到查询设计网格
  4. 在 “条件” 行中输入筛选条件，例如在 City 字段下输入 "北京"
  5. 点击 “运行” 按钮（红色感叹号图标）查看结果

高级查询技巧

参数查询：创建动态查询，在运行时提示用户输入条件

  • 在条件单元格中输入 [请输入城市名称:]，运行时会弹出对话框

计算字段：在查询中添加表中不存在的计算列

  • 在设计网格的 “字段” 行中输入 TotalPrice: [Quantity]*[UnitPrice]

汇总查询：进行分组统计

  1. 在 “设计” 选项卡中点击 “汇总”
  2. 对需要统计的字段选择聚合函数（合计、平均值、计数等）

交叉表查询：创建类似电子表格的汇总视图

  1. 使用 “交叉表查询向导”
  2. 指定行标题、列标题和汇总值

表单：友好的数据界面

表单是用户与数据库交互的主要界面，好的表单设计能显著提高数据输入的准确性和效率。Access 表单可以：

  • 提供比数据表视图更直观的布局
  • 包含计算字段和数据验证
  • 集成按钮和导航控件
  • 显示来自多个相关表的数据
  • 应用专业的设计和品牌元素

快速创建表单

最简单的创建方法：

  1. 在导航窗格中选择一个表或查询
  2. 在 “创建” 选项卡中点击 “表单”
  3. Access 会自动生成包含所有字段的单项目表单

表单设计视图

要自定义表单，进入设计视图：

  1. 右键点击现有表单，选择 “设计视图”
  2. 使用 “设计” 选项卡中的工具添加控件：
    • 文本框：显示和编辑字段数据
    • 标签：添加说明文字
    • 组合框：创建下拉选择列表
    • 按钮：添加操作命令
  3. 使用 “属性表” 窗格（按 F4 键）精确调整每个控件的属性

主/子表单模式

显示一对多关系的优雅方式：

  1. 先创建基于主表（如 tblCustomers）的表单
  2. 在 “设计” 选项卡中点击 “子表单/子报表” 控件
  3. 选择基于相关表（如 tblOrders）的表单或直接选择表/查询
  4. 调整子表单的大小和位置

宏：自动化你的工作流程

宏是 Access 中自动化任务的工具，不需要编写复杂代码就能实现许多实用功能。常见的宏应用包括：

  • 打开表单或报表
  • 验证数据输入
  • 执行查询并显示结果
  • 响应按钮点击事件
  • 批量处理数据

创建简单宏

让我们创建一个打开表单的宏：

  1. 在 “创建” 选项卡中点击 “宏”
  2. 在宏设计器中，从操作目录拖动 “OpenForm” 操作
  3. 设置参数：
    • 表单名称：选择要打开的表单
    • 视图：选择 “窗体” 视图
    • 数据模式：选择 “编辑” 或 “只读”
  4. 保存宏并命名为 mcrOpenCustomerForm

将宏绑定到按钮

使宏在用户点击时执行：

  1. 打开表单的设计视图
  2. 从 “设计” 选项卡添加按钮控件
  3. 在按钮向导中选择 “杂项” > “运行宏”
  4. 选择你创建的宏
  5. 设置按钮文本和名称

常用宏操作

数据操作：

  • RunSQL：执行 SQL 语句
  • SetValue：更改字段或控件值
  • SaveRecord：保存当前记录

对象控制：

  • OpenQuery：运行查询
  • OpenReport：打开报表
  • CloseWindow：关闭对象

系统命令：

  • MessageBox：显示提示信息
  • Beep：发出提示音
  • QuitAccess：退出 Access

三者的协同工作

查询、表单和宏真正的威力在于它们的组合使用。一个典型的工作流程可能是：

  1. 用户通过表单输入数据
  2. 表单的按钮触发宏
  3. 宏执行查询处理数据
  4. 查询结果展示在报表或另一个表单中

实际应用示例：订单查询系统

  1. 创建参数查询 qryOrderByDate，按日期范围筛选订单
  2. 设计表单 frmOrderSearch 包含：
    • 开始日期和结束日期输入框
    • “搜索” 按钮（运行宏）
  3. 创建宏 mcrSearchOrders：
    • 验证日期输入
    • 打开查询并传入表单中的日期参数
    • 在子表单中显示结果

总结

查询、表单和宏构成了 Access 数据库应用的三大支柱。查询让你能够从不同角度分析和提取数据，表单提供了用户友好的交互界面，而宏则将这些元素连接成自动化的工作流程。掌握这三项技术后，你的 Access 数据库将从一个被动的数据存储转变为能够主动解决业务问题的强大工具。

记住，好的数据库应用设计应该以用户需求为中心。开始可以创建简单的查询和表单，然后根据用户反馈逐步添加更复杂的功能和自动化流程。在下一教程中，我们将探索 Access 的另一个强大功能——报表，它能帮助你以专业格式呈现和分发数据。