Microsoft Access 教程 2 - 设计视图、字段属性和关系

了解 Microsoft Access 中设计视图、字段属性和表关系的基本概念

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在掌握了 Access 的基础概念后,我们将深入探讨数据库设计的核心要素。设计视图是 Access 最强大的工具之一,它让你能够精细控制表结构和字段属性,而关系则是构建专业数据库的关键。这些功能共同决定了数据的存储方式、完整性和可用性,是创建高效数据库应用程序的基础。

设计视图的强大功能

设计视图是 Access 中用于创建和修改表结构的专业界面,它比直接在数据表视图中工作提供了更精细的控制。通过设计视图,你可以:

  • 定义每个字段的精确数据类型
  • 设置详细的字段属性
  • 指定主键和索引
  • 添加字段说明文档
  • 控制数据验证规则

进入设计视图

打开现有表或创建新表后,有两种方式进入设计视图:

  1. 右键点击表选项卡,选择 “设计视图”
  2. 在 “开始” 选项卡的 “视图” 组中,点击 “视图” 下拉按钮并选择 “设计视图”

在设计视图中,你会看到三列组成的网格:

  • 字段名称:输入有意义的字段名
  • 数据类型:从下拉列表中选择适当类型
  • 说明:可选的字段描述(良好的习惯是填写这一列)

深入理解字段属性

字段属性面板位于设计视图的下半部分,根据选择的数据类型不同,可用的属性也会变化。让我们探讨几个关键属性:

常规属性

字段大小

  • 对于文本类型:限制字符数(1-255)
  • 对于数字类型:选择具体数字格式(字节、整型、长整型等)

格式: 控制数据显示方式而不影响实际存储值。例如:

  • 日期字段可以设置为 “中日期” 显示为 “2023-05-15”
  • 数字字段可以设置为 “货币” 显示货币符号

输入掩码: 定义数据输入模式,确保一致性。例如:

  • 电话号码:!(999") "000-0000 显示为 (123) 456-7890
  • 邮政编码:00000\-9999 适用于美国邮编

默认值: 自动填充新记录的初始值。例如:

  • 日期字段:Date() 自动填入当前日期
  • 状态字段:"Active" 作为默认状态

验证规则和验证文本: 限制可接受的值范围,并在违反规则时显示自定义错误信息。例如:

  • 年龄字段:>=18 AND <=120
  • 验证文本:“年龄必须在 18 到 120 岁之间”

查阅属性

查阅属性允许你创建下拉列表,使数据输入更直观:

  1. 在设计视图中选择字段
  2. 切换到 “查阅” 选项卡
  3. 将 “显示控件” 从文本框改为组合框或列表框
  4. 设置行来源类型为 “值列表” 或 “表/查询”
  5. 定义具体行来源

例如,创建一个状态字段的下拉列表:

  • 行来源类型:值列表
  • 行来源:“Active”;“Inactive”;“Pending”

建立表关系

关系是关系数据库的核心概念,它定义了表之间的逻辑连接。Access 支持三种主要关系类型:

一对一关系

一个表中的每条记录只对应另一个表中的一条记录。例如:

  • 员工表与员工社保信息表
  • 实施方式:在两个表的相关字段上创建主键或唯一索引

一对多关系

最常用的关系类型,一个表中的记录对应另一个表中的多条记录。例如:

  • 客户表与订单表(一个客户有多个订单)
  • 实施方式:在"一"方的主键与"多"方的外键之间创建关系

多对多关系

需要通过联结表实现的复杂关系。例如:

  • 学生表与课程表(一个学生选多门课,一门课有多个学生)
  • 实施方式:创建包含两个外键的中间表

创建关系的步骤

  1. 关闭所有打开的表
  2. 转到 “数据库工具” 选项卡,点击 “关系”
  3. 添加要建立关系的表到关系窗口
  4. 从一个表的主键拖动到另一个表的外键
  5. 在编辑关系对话框中:
    • 勾选 “实施参照完整性”
    • 可选勾选 “级联更新相关字段” 和 “级联删除相关记录”
  6. 点击 “创建” 完成关系设置

参照完整性与级联操作

实施参照完整性

这个选项确保关系中的有效性:

  • 不能在相关表的外键字段中输入主表中不存在的主键值
  • 不能删除主表中被其他表记录引用的记录(除非使用级联删除)
  • 不能更改主表中被其他表记录引用的主键值(除非使用级联更新)

级联更新相关字段

当勾选此选项时,如果更改主表的主键值,Access 会自动更新所有相关记录的外键值。

级联删除相关记录

当勾选此选项时,删除主表中的记录会导致 Access 自动删除所有相关表中的对应记录。使用此功能要特别谨慎!

索引的合理使用

索引可以显著提高查询性能,但也会增加数据库大小和降低数据输入速度。在设计视图中可以管理索引:

创建单字段索引

  1. 选择要索引的字段
  2. 在字段属性的 “索引” 设置中选择:
    • “是(有重复)":允许重复值
    • “是(无重复)":强制唯一性

创建多字段索引

  1. 在设计视图中点击 “索引” 按钮
  2. 输入索引名称
  3. 在 “字段名称” 列中选择第一个字段
  4. 在下一行选择第二个字段(留空索引名称)
  5. 设置排序次序和其他属性

总结

设计视图、字段属性和关系是构建专业 Access 数据库的三大支柱。通过设计视图,你可以精细控制表结构;通过字段属性,你能确保数据质量和一致性;通过建立适当的关系,可以创建反映真实世界数据联系的数据库模型。

记住,良好的数据库设计是渐进式的过程。开始时不要追求完美,而是先建立基本结构,然后随着对需求理解的深入不断调整和完善。在下一教程中,我们将探索如何使用查询从这些精心设计的表中提取和操作数据,这是 Access 真正发挥威力的关键环节。