Microsoft Access 教程 1 - 数据库、表和字段

了解 Microsoft Access 中数据库、表和字段的基本概念

发布于

Microsoft Access 是微软 Office 办公套件中的一个重要组件，它是一个功能强大且易于使用的数据库管理系统。无论是个人用户管理小型数据，还是企业部门处理业务信息，Access 都能提供直观的界面和强大的功能。本文将带你了解 Access 最基础的三个概念：数据库、表和字段，它们是构建任何 Access 应用的基石。

认识 Access 数据库

一个 Access 数据库文件（扩展名为 .accdb）就像是一个数字化的文件柜，它可以包含多种对象来组织和管理你的数据。当你新建一个 Access 数据库时，实际上是在创建一个容器，这个容器可以存储：

  • 表（Tables）：存储实际数据的基本结构
  • 查询（Queries）：从表中提取特定数据的工具
  • 窗体（Forms）：用户友好的数据输入和查看界面
  • 报表（Reports）：专业的数据呈现和打印格式
  • 宏（Macros）和模块（Modules）：自动化任务的编程工具

创建第一个数据库

启动 Access 后，选择 “空白数据库”，给你的数据库起个有意义的名称，比如 “客户管理系统”，然后点击 “创建” 按钮。Access 会自动创建一个包含空白表的新数据库。

理解表的概念

表是 Access 中存储数据的核心结构，你可以把它想象成电子表格，但比电子表格更加结构化。每个表都由行和列组成：

  • 每一行称为一条 “记录”，代表一个完整的数据项
  • 每一列称为一个 “字段”，代表记录中的特定属性

设计第一个表

让我们创建一个简单的 “客户” 表：

  1. 在 Access 的 “表格工具” 下，点击 “视图” > “设计视图”
  2. 将表命名为 “tblCustomers”（前缀 tbl 是表命名的常见约定）
  3. 添加以下字段：
    • CustomerID（自动编号，主键）
    • CustomerName（文本）
    • ContactPhone（文本）
    • Email（文本）
    • JoinDate（日期/时间）

深入了解字段类型

Access 提供了多种字段数据类型，正确选择数据类型对数据库的性能和准确性至关重要。以下是常用数据类型：

  • 文本：用于字母数字字符，最多 255 个字符
  • 备注：长文本，最多约 65,000 个字符
  • 数字：各种数值类型（字节、整数、长整数、单精度、双精度等）
  • 日期/时间：存储日期和时间值
  • 货币：专门用于货币值的数字类型
  • 自动编号：Access 自动生成的唯一值，常用于主键
  • 是/否：布尔值（真/假、是/否）
  • OLE 对象：存储图像、文档等二进制数据
  • 超链接：存储网页链接或文件路径
  • 附件：Access 2007 引入的类型，可以附加文件

设置字段属性

每个字段都有可以配置的属性，例如：

  • 字段大小：限制文本长度或选择数字类型
  • 格式：控制数据显示方式
  • 输入掩码：定义数据输入模式（如电话号码格式）
  • 默认值：自动填充的初始值
  • 验证规则：限制可输入的数据
  • 必需：指定字段是否必须填写

主键与外键

主键的重要性

主键是表中唯一标识每条记录的字段或字段组合。在之前的 “客户” 表中，我们使用 CustomerID 作为主键。主键必须满足：

  • 每条记录都有值（不允许 NULL）
  • 每条记录的值都唯一
  • 值不随时间改变

创建关系

让我们再创建一个 “订单” 表，并与 “客户” 表建立关系：

  1. 创建新表 “tblOrders” 包含：

    • OrderID（自动编号，主键）
    • CustomerID（数字，长整数）
    • OrderDate（日期/时间）
    • TotalAmount（货币）

  2. 在 “数据库工具” 选项卡中点击 “关系”

  3. 将 tblCustomers 的 CustomerID 拖到 tblOrders 的 CustomerID 上

  4. 选择 “实施参照完整性” 选项

这样就在两个表之间建立了一对多关系：一个客户可以有多个订单。

数据输入与查看

直接在数据表视图中输入

最简单的方法是直接在表的数据表视图中输入数据：

  1. 在导航窗格中双击表名
  2. 开始在新行中输入数据
  3. Access 会根据字段类型自动验证输入

使用表单输入数据

表单提供了更友好的数据输入界面：

  1. 在 “创建” 选项卡中点击 “表单”
  2. Access 会自动基于当前表生成表单
  3. 使用表单工具自定义布局和外观
  4. 保存表单供以后使用

总结

通过本文，我们了解了 Microsoft Access 最基本的三个概念：数据库、表和字段。数据库是存储所有数据的容器，表是组织数据的结构化方式，而字段定义了表中存储的具体数据类型。正确设计这些基础元素对构建高效、可靠的 Access 数据库至关重要。

记住，良好的数据库设计始于合理的表结构和字段定义。在创建表时，花时间仔细考虑每个字段的数据类型和属性，这将为你后续的数据输入、查询和报表打下坚实基础。下一步，你可以开始学习如何创建查询来提取和操作这些表中的数据，这是发挥 Access 真正威力的关键。